Software su misura una piccola selezione dei nostri progetti

Questi software sono stati realizzati partendo da un esigenza specifica di un Manager o di un Imprenditore. I denominatori comuni tra tutte queste esigenze sono la semplificazione del flusso di lavoro, la riduzione delle possibilità di errore, la standardizzazione/industrializzzione dei processi e la necessità di avere sempre la situazione sotto controllo.

MODULISTICA PERCOMPILATA

MODULISTICA PERCOMPILATA

Questo software è stato sviluppato per un impresa che si occupa di realizzazione di impianti di riscaldamento. Per ogni impianto era necessario produrre quasi una decina di documenti all'interno dei quali molti dati si ripetevano più volte (ad esempio il nome e cognome del cliente). Gli impiegati dedicavano molto tempo alla compilazione dei documenti e spesso usavano dei modelli di partenza non aggiornati, il che comportava un ulteriore aggravio di lavoro per rifare i documenti. Più volte durante gli anni avevano fatto il punto zero sui documenti, li avevano rivisti, riorganizzati e aggiornati ma durante la normale attività lavorativa capitava che qualcosa andasse fuori posto. A seguito dell’ennesimo errore il titolare ha deciso di realizzare un software di generazione documenti, abbiamo studiato assieme a lui ogni documento e ogni dato che deve essere inserito. Abbiamo creato una scheda impianto all’interno del programma dove i dati vengono inseriti una sola volta. Sul fondo di questa scheda ci sono una serie di pulsanti, ognuno dei quali genera un documento in PDF perfettamente aggiornato. Quando c’è la necessità di cambiare un documento il titolare entra nel programma aggiorna il file di modello e da quel momento ha la certezza che tutti i documenti saranno generati con gli ultimi aggiornamenti. Passato qualche mese di lavoro è sorto un nuovo problema, alcuni di questi documenti dovevano essere rilasciati al cliente nel momento dell’installazione e quindi compilati sul posto. Per ovviare a questo nuovo problema i tecnici sono stati dotati di tablet per compilare la scheda direttamente sul posto e premendo uno specifico pulsante i documenti vengono inviati al cliente via email immediatamente.

GESTIONE COMMESSE

GESTIONE COMMESSE

Software di questa tipologia ne abbiamo realizzati molti, uno in particolare si rivolge ad un azienda edile. Un azienda che tipicamente lavora su commessa e spesso faceva fatica a capire l'utile di ogni cantiere aperto in un certo momento e a fine lavori. L'idea dell'imprenditore è che ogni commessa non deve mai andare in negativo, l'anticipo e i saldi avanzamento lavori devono coprire le spese di modo che l'azienda non resti mai scoperta. La necessità era quella di avere un pannello che mostrasse le commesse aperte in tempo reale e che per ogni commessa venisse chiaramente mostrato il saldo entrate/uscite delle commessa in quel preciso momento e il dato previsionale a fine lavoro. Abbiamo studiato assieme al titolare un bel pò di commesse e abbiamo individuato tutte quelle che sono le fonti di entrata e uscita per una commessa. Abbiamo quindi realizzato una scheda commessa e creato tutte le tabelle per gestire le spese, inputando i dati il software restituiva esattamente l'informazione desiderata. Lavorando sul software durante lo sviluppo ci sono venunte un pò di idee e da semplice strumento di rendicontazione istantanea si è trasformato in un software di pianificazione lavori. Attualmente per ogni nuova commessa il titolare pianifica le giornate di lavoro necessarie, pianifica le date degli acquisti di materiale in funzione dei lavori da svolgere e inserisce eventuali preventi di artigiani esterni. Fatto questo il software gli prospetta un riepilogo delle uscite che viene utilizzato per calcolare le date di pagamento.

CREAZIONE PREVENTIVI

CREAZIONE PREVENTIVI

Creare un bel preventivo è sicuramente un ottimo modo di presentare il proprio prodotto. Creare un bel preventivo però richiede anche tempo, a meno che non si decida di automatizzare qualche parte del processo di creazione. Un azienda di marketing ci ha commissionato un software in grado di realizzare preventivi di 30/40 pagine in pochi minuti. Il lavoro è stato complesso, abbiamo realizzato le schede di tutti i prodotti organizzandole per categorie e gruppi, abbiamo fatto realizzare ad un agenzia grafica dei template grafici molto accattivanti. Abbiamo realizzato un configuratore automatico che il commerciale usa per essere guidato nella stesura del preventivo. Oggi il commerciale dell'azienda che deve emettere un nuovo preventivo apre il software, seleziona un modello di partenza, spunta le voci che vuole inserire (ci sono anche controlli che impediscono incompatibilita tra prodotti e impongono prodotti obbligatori in basa alla presenza di altri prodotti) e invia direttamente il preventivo al cliente in PDF. Quando il cliente scarica il file il commerciale riceve una notifica e una serie di reminder nei giorni successivi se il preventivo non viene trasformato in ordine. Terminato il lavoro sulla creazione del preventivo abbiamo iniziato a lavorare sull'analisi dei preventivi, i prodotti più richiesti, i prodotti con maggior tasso di conversione e molte altre informazioni utili al reparto marketing per migliorare continuamente la proposta commerciale.

PIANIFICAZIONE EVENTO

GESTIONE CORSI

L'azienda per cui abbiamo realizzato questo software si occupa di corsi di formazione. Per organizzare un corso, soppartutto se finanziato, l'azienda ha bisogno di raccogliere tutte le informazioni sui partecipanti in modo strutturato. Deve organizzare il calendario delle lezioni tenendo conto delle disponibilità del docente e dell'aula. Prima che il corso parta ci sono una serie di adempimenti da compiere (preparazione del materiale, generazione di modulistica, raccolta di informazioni, creazione del registro), durante il corso bisogna tenere monitorate le presenze mentre a fine corso bisogna produrre gli attestati, la rendicontazione e tutte una serie di altre cose. Gestire un attività del genere senza alcun software a supporto è un impresa abbastanza complessa. In questo caso l'azienda utilizzava già un software per la gestione dei corsi ma il problema era dato dal fatto che i vari software fossero installato localmente e non in cloud ma soprattutto non comunicavano tra di loro. Questa cosa impediva alcune opportunità (come la possibilità da parte del docente e dei clienti di collegarsi per caricare/scaricare del materiale). Il software, per un caso fortuito, è stato messo in funzione poco prima del primo lock down, i corsi sono stati migrati su piattaforme online mentre il personale è stato messo in smart-working. Grazie all'accesso online alla piattaforma il personale ha potuto proseguire con l'attività lavorativa senza problemi.

FLUSSO DI LAVORO

GESTIONALE AD HOC

In questo progetto, realizzato per un azienda in ambito energie rinnovabili, abbiamo corstruito un gestionale che segue tutti i processi aziendali dal ricevimento della richiesta di preventivo all'emissione delle fatture. Quando dal sito arriva una richiesta di informazioni finisce nel gestionale, in base alla richiesta al potenziale cliente arriva una prima email automatica con una serie di informazioni commerciali. Il Lead viene poi attribuito in automatico ad un rivenditore (in base ad alcune regole) che riceve tutte le informazioni. Il rivenditore a questo punto entra nel software e segna l'avanzamento della pratica commerciale (preventivi, telefonate, soppralluoghi, ...) poi se l'ordine va in porto crea una commessa nel gestionale indicando il materiale di cui ha bisogno. Questa commessa finisce direttamente a chi gestisce il magazzino che organizza la spedizione del materiale (e in automatico il rivenditore viene tenuto aggiornato su tutte le fasi della spedizione). Inviato il materiale e dopo la conferma di ricezione da parte del rivenditore il software genera una proforma di fattura in formato XML intestata al rivenditore. Il software fornisce molte informazioni sulla disponibilità dei prodotti in magazzino, sulle stime di evasione degli ordini e sull'andamento generale di tutte le fasi di lavorazione. Ogni fase ha una data di inizio e una di fine, per ogni fase sono stati calcolati dei tempi (in giorni) di rifrimento e se una fase si allunga troppo il software notifica la situazione alla figura di riferimento.

COMMERCIALE & PROVVIGIONI

COMMERCIALE & PROVVIGIONI

In questo caso parliamo di un azienda con una struttura commerciale abbastanza articolata. I commericiali sono organizzati su 6 livelli, dall'agente al capo area. Il primo aspetto del software è abbastanza semplice, in base alle vendite ogni commerciale prende una provvigione in base al suo livello e prende provvigioni anche sulle vendite dei suoi sottoposti. Il primo problema risolto del software era quello di avere un sistema di calcolo delle provvigioni condiviso con il commerciale. Il commerciale, dopo aver concluso la vendita, invia in azienda l'ordine. L'impiegata provvede ad inserire l'ordine nel software e il gestionale calcola tutte le provvigioni. In ogni momento il commerciale può verificare le provvigioni che ha maturato e chiederne la liquidazione. L'azienda invece ha sempre sott'occhio l'ammontare delle provvigioni che deve riconoscere. Il secondo step è stato quello di fornire al commerciale degli obiettivi da raggiungere per l'avanzamento di carriera. Questi obiettivi cambiano trimestramente in base alle direttive aziendali, a volte bisogna raggiungere un certo fatturato, a volte vendere un certo numero di prodotti e via dicendo. Abbiamo reso questi obiettivi configurabili dal pannello di controllo e ogni commerciale che acede alla piattaforma vede in tempo reala la sua situazione rispetto ad ogni obiettivo. L'ultimo tassello aggiunto al software è stato quello di integrare un area di scambio file tra l'azienda e i commerciali.

Qualche immagine dei nostri software

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Progetti realizzati con Gmoole Custom Software