Di seguito puoi trovare un elenco dettagliato delle nuove funzionalità introdotte ed alcuni video che ti mostrano come utilizzarle.

Pianificazione checklist

La novità più grande di questo aggiornamento riguarda la pianificazione delle checklist sulle commesse e siamo certi che potrà semplificarti il lavoro!
Prima dell’introduzione di questa funzionalità, per pianificare la propria attività o quella dei propri collaboratori, era necessario creare delle azioni sul calendario (eventualmente legate ad una checklist) e confermarle una volta eseguite. Attività che richiedeva molto tempo, specialmente quando poi si trattava di rischedulare determinate checklist per dare spazio a nuove priorità.

Abbiamo quindi pensato di aggiungere delle date di pianificazione su ogni checklist, questo vuol dire che modificando una checklist è possibile indicare in quali date deve essere fatta. Prima di proseguire voglio precisare che manteniamo la distinzione tra le cose da fare (checklist) e quando sono state fatte (azioni): le date sulla checklist hanno il solo scopo di semplificare la pianificazione e non sono utilizzata in nessun report.

Per chi pianifica:

All’interno del modulo commesse, nel menu di sinistra, troverai il pulsante “Pianificazione” che apre un calendario in formato timeline, troverai il tuo nome nella prima colonna ed a seguire delle colonne con le date dei prossimi 10 giorni. Se oltre al tuo calendario vuoi vedere anche quello di altre persone devi cliccare su “Modifica criteri Timeline” e selezionare gli altri utenti.

Una volta definiti gli utenti è possibile procedere alla pianificazione vera e propria. Utilizzando i filtri di ricerca presenti al di sotto del calendario seleziona l’Anagrafica e la Commessa che ti interessa pianificare (per questioni grafiche e di lettura delle informazioni è possibile visualizzare una singola commessa alla volta). Appariranno tutte le checklist aperte sulla commessa (puoi anche filtrarle per utente): trascinale nella casellina del giorno in cui vuoi pianificare l’attività in corrispondenza dell’utente che dovrà svolgerla.

Se la persona non ha in carico la checklist gli verrà assegnata in questo momento, non è possibile schedulare una checklist assegnata ad una persona su di un altra. Per ogni persona si possono schedulare solo le checklist assegnate a lei o non assegnate.
Ogni checklist può essere pianificata per più giorni e spostata agendo sul calendario tramite Drag & Drop.

Tramite un unico strumento potrai quindi: assegnare le checklist alle varie risorse, pianificare le date di svolgimento delle attività ed associare gli operatori alle commesse.
Chiaramente gli stessi dati possono continuare ad esse gestiti anche dalla scheda di ‘Modifica Checklist”: all’interno della sezione “Altre opzioni” troverai un campo specifico per indicare le date di pianificazione.

Qui sotto trovi un link ad un video che ti mostra i passaggi descritti sopra.



Per chi esegue:

Se sei abituato a consultare quotidianamente il tuo calendario troverai le checklist da svolgere nella sezione “Tutto il giorno” e potrai continuare ad utilizzare questo strumento come hai fatto fino ad ora. La modalità di utilizzo più comoda però è disponibile nella Dashboard del software commesse.

Con il pulsante “Crea” è possibile impostare dei filtri smart che visualizzano, ad esempio, tutte le checklist da fare oggi. Ogni operatore può creare una o più dashboard personali con i filtri che gli interessano ed accedendo al software si troverà sempre in prima pagina le cose da fare. Utilizzando le funzioni di time tracking potrà quindi registrare l’attività effettivamente svolta.

Le opzioni smart disponibili sono: Mostra chiuse (se è messo su NO non vengono visualizzate le checklist chiuse), Mostra pregresse non fatte (mostra tutte le checklist assegnate solo a date precedenti ad oggi che non sono ancora chiuse), Mostra oggi (tutte le checklist con una data di pianificazione uguale ad oggi), Mostra questa settimana (tutte le checklist con una data di pianificazione uguale ad questa settimana Lun/Dom), Mostra questo mese (tutte le checklist con una data di pianificazione uguale ad questo mese 01/31), Mostra prossimi X giorni (tutte le checklist con una data di pianificazione nei prossimi X giorni). Nella dashboard personalizzata è anche possibile selezionare alcune checklist specifiche selezionando l’apposita spunta.

Io ad esempio mi sono creato due dashboard: una che mostra tutto il pregresso non chiuso e le cose da fare oggi (è la dashboard che uso quotidianamente per lavorare) ed un altra che mostra le checklist del mese (comprese quelle chiuse) che mi serve verso fine mese per vedere su cosa ho lavorato.

Qui sotto trovi un link ad un video che ti mostra i passaggi descritti sopra.




Voci di registro

Questa nuova funzionalità ti consente di mantenere uno storico strutturato di note sulla commessa. L'idea è quella di avere una sorta di Changelog flessibile che possa essere utilizzato per svariate esigenze: tracciare le modifiche, la risoluzione di bug, le nuove features introdotte, i suggerimenti, gli argomenti da trattare in riunione, le FAQ e molto altro. La gestione di queste informazioni può avvenire tramite il tab “Registro” presente sulla scheda di ogni commessa: per ogni voce è necessario selezionare una Categoria di riferimento.

La grossa potenzialità è la possibilità di fare ricerche globali attraverso il Report Voci Registro (situato nel menu di sinistra), in questo modo l'informazione non è confinata alla scheda della commessa ma i vari responsabili possono fare estrazioni ad hoc in base alle proprie necessità.
Un esempio concreto che noi utilizziamo quotidianamente (e che ha un nome che fa sorridere) è un concetto che viene dal Lean Thinking e si chiama Kaizen (vuol dire miglioramento continuo). Abbiamo creato una categoria di registro che si chiama Kaizen, ogni qualvolta lavorando su una commessa viene un idea su come ottimizzare una fase del processo produttivo, per ridurre i costi o qualsiasi altro spunto per migliorare la inseriamo in questo registro. Periodicamente analizziamo questo registro e cerchiamo di sintetizzare tutti i suggerimenti per migliorare un pò qualche aspetto (ci siamo resi conto che le idee migliori spesso vengono alle persone più inaspettate mentre lavorano su un piccolo dettaglio).

Le categorie delle voci di registro sono configurabili dal menu “Impostazioni” presente nel modulo CRM, sezione Commesse - Categorie Voci Registro.

Qui sotto trovi un link ad un video che ti mostra i passaggi descritti sopra.




Aggiornamento su note commesse

E’ stata introdotta la possibilità di modificare ed eliminare le note. Originariamente erano state pensate come una cosa inalterabile nel tempo ma ci siamo resi conto che non risultava funzionale per cui le abbiamo leggermente evolute.


Revisione della schermata di visualizzazione commessa

E’ stata modificata l'intestazione della schermata in oggetto per distinguere meglio alcune informazioni che ora risultavano poco chiare. In particolare ora è ben evidente il titolo della commessa, l'area di appartenenza ed eventuali altri parametri. E' stato inoltre creato un nuovo tab Derivate e tale sezione è stata quindi rimossa dall’intestazione della scheda.


Revisione della schermata di visualizzazione checklist

Per uniformare la visualizzazione delle Checklist all'interno dei vari contesti è stata revisionata anche la schermata in oggetto. In questo modo dovrebbe risultare molto più semplice distinguerla rispetto, ad esempio, alla schermata di visualizzazione azioni.


Report preventivi

Il modulo preventivi è stato arricchito di un report di periodo che mostra un grafico di tipo Funnel sull’andamento dei preventivi in un certo periodo e di una serie di grafici a torta che ne esplicitano i totali.


Tutte le modifiche sono state sviluppate sulla base dei suggerimenti che abbiamo ricevuto da te e dagli altri utilizzatori della piattaforma, siamo quindi certi che ti risulteranno utili e che ti potranno aiutare ad ottimizzare il tuo lavoro quotidiano.

Ti diamo appuntamento al prossimo aggiornamento e ti invitiamo ad inviarci qualsiasi suggerimento utile per migliorare il prodotto: solo ascoltando le tue esigenze possiamo evolvere la piattaforma Gmoole per soddisfarle.