Saperli utilizzare nel modo corretto è di fondamentale importanza e consente al project manager di avere una visione globale della situazione di reagire rapidamente dove necessario.

Ogni software di project management, per essere realmente utile ed efficace, dovrebbe mettere a disposizione una o più dashboard contenente gli indicatori chiave. Guidereste un automobile completamente priva di un cruscotto senza sapere quanto carburante vi rimane? Assicuratevi che il vostro software di project management sia in grado di fornirvi un cruscotto completo che vi consenta di guidare al meglio la vostra attività.

In questo articolo voglio elencarvi alcuni KPI di base che utilizzo ogni giorno per gestire la mia attività e che mi consentono di monitorare l’intero processo produttivo. Non troverete sigle incomprensibili ma una semplice spiegazione di ogni metrica di misura.

Peso/dimensione del progetto

E’ un valore numerico che viene calcolato su ogni progetto e che rappresenta un indicazione della quantità di lavoro necessario per realizzarlo. Non è obbligatoriamente proporzionale al tempo in quanto tiene conto anche del livello di difficoltà richiesto in relazione al proprio team e alle proprie competenze. Per calcolare la dimensione del progetto basta sommare il peso associato ad ogni micro attività (task/checklist) che compone il progetto stesso.

Conoscere la dimensione di ogni progetto consente di misurare il carico complessivo di lavoro del proprio team e di capire in modo matematico quali sono i progetti più importanti ed impegnativi. All’interno del mio cruscotto utilizzo questo KPI per assicurarmi che il peso complessivo dei progetti aperti o pianificati sia al di sopra di una soglia stabilita. Se la lancetta dovesse scendere significa che dovrò agire a livello commerciale, se dovesse salire dovrò trovare il modo di aumentare la produzione.

Avanzamento basato sul peso delle attività

Questo indicatore è molto semplice di calcolare: basta sommare il peso delle attività già completate e rapportarlo alla dimensione del progetto. Il valore che ne esce rappresenta lo stato di avanzamento reale del mio progetto basato sulla difficoltà richiesta per realizzarlo.

Facciamo un esempio pratico molto generico supponendo di dover misurare lo stato di avanzamento del progetto “Sistemare il Giardino”. Le attività da svolgere saranno le seguenti: spostare e riordinare i vasi di fiori (peso 3), tagliare l’erba (peso 5), raccogliere l’erba tagliata (peso 5), scegliere ed acquistare il gazebo (peso 3), montare il gazebo (peso 8). Ho associato ad ogni attività un peso basandomi su quanto per me è difficile svolgere quell’attività e non solo sul tempo necessario. La dimensione complessiva del mio progetto sarà 3+5+5+3+8=24. Quando avrò riordinato i vasi, tagliato il prato e raccolto l’erba avrò completato 3+5+5=13. Il mio indicatore di avanzamento per questo specifico progetto sarà quindi 13/24 che rappresenta il 52%.

Monitoraggio delle ore ore lavorate rispetto a quelle previste

Quando si realizza un progetto partendo da un preventivo è sempre molto utile stabilire un budget di ore di lavoro, magari suddiviso per aree di competenza. Questo indicatore deve tenere conto del numero di ore effettivamente lavorate rispetto a quelle stabilite nel budget e dello stato di avanzamento che abbiamo visto nella sezione precedente.

Solo confrontando i due valori potremo renderci davvero conto dell’andamento del progetto. Se lo stato di avanzamento è inferiore rispetto alla percentuale di ore lavorate significa che le cose stanno andando per il verso giusto (il progetto è al 70% di completamento, ho usato il 60% delle ore, sono tranquillo). Quanto invece la percentuale di ore lavorate è superiore allo stato di avanzamento effettivo deve accendersi una bella spia rossa di allarme. Se guarderò spesso il cruscotto (o meglio ancora se il mio software mi invierà una notifica) potrò agire tempestivamente per trovare una soluzione e per rientrare nel budget.

Questo indicatore è la chiave che consente a tutto il team di rispettare i budget assegnati e di trovare nuove soluzioni che consentano di svolgere le stesse attività in modo più efficiente.

Monitoraggio del budget economico

Quanto ci troviamo a gestire dei progetti che richiedono l’acquisto di beni, servizi o consulenze da terzi è importantissimo monitorare il budget economico ed il flusso di denaro (cashflow). Ciò consente di evitare esporsi economicamente più del dovuto e di pianificare gli investimenti in modo consapevole e con le giuste informazioni a disposizione.

Un buon software di project management dovrebbe fornire una visione globale del flusso di cassa e mettere a disposizione un indicatore della situazione attuale e futura. Una notifica con adeguato anticipo che vi informa che il vostro saldo raggiungerà un livello di allarme potrebbe davvero salvare la vostra attività.

Monitoraggio delle deadline scadute

All’interno di ogni progetto ci sono delle scadenze da rispettare, dei termini di consegna che rappresentano dei veri e propri step di avanzamento riconoscibili dal cliente: la consegna di una bozza grafica, la fornitura dei dati di accesso ad un software, la pubblicazione del sito, ecc..

Il project manager deve essere in grado di verificare quotidianamente che queste deadline vengano effettivamente rispettate. Se ciò non dovesse accadere dovrà accendersi una spia rossa di allarme sul cruscotto.

Per misurare quanto il nostro team è in grado di rispettare le tempistiche è inoltre opportuno tenere uno storico di questo KPI. In questo modo potremo definire un obiettivo di miglioramento e valutare di anno in anno l’andamento del valore. Se mi rilevo che il mio team ha rispettato il 90% delle deadline definite potrei decidere di porre come obiettivo per l’anno successivo il raggiungimento del 95% e di premiare l’intero team nel caso in cui venga raggiunto.


Queste sono solo alcune delle metriche che possono essere utilizzate per “misurare” l’avanzamento dei progetti e lo stato dell’impresa. Sono tutti presenti all’interno del software Gmoole Project Manager che la mia azienda sviluppa e che puoi scoprire cliccando sul pulsante che trovi di seguito.

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