Mi trovo spesso a parlare con titolari e project manager di agenzie di comunicazione e ad analizzare le loro esigenze per proporre soluzioni CRM/ERP su misura. Nella maggior parte dei casi le commesse vengono gestite con strumenti del tutto inadeguati: c’è chi utilizza una lavagna a muro per organizzare la settimana lavorativa delle varie figure coinvolte nei progetti, chi tiene traccia degli stati di avanzamento su un foglio Excel e chi semplicemente tiene tutto in testa.
E’ chiaro che nessuna di queste modalità è orientata alla condivisione delle informazioni ed alla raccolta di dati. Senza uno strumento di gestione commesse risulta davvero difficile organizzare il lavoro con efficienza e capire se da un determinato progetto si sta davvero guadagnando.

Di seguito cercherò di spiegarti quali sono i reali punti di forza di un software di Project Management ed in particolare dell’utilizzo di una piattaforma condivisa Cloud fruibile tramite web browser.

Condivisione delle informazioni (con criterio)

Per la realizzazione di un progetto è necessario che ogni persona coinvolta abbia a disposizione tutti i dati di cui ha bisogno e che possa condividere tutte le nuove informazioni che nascono durante lo svolgimento del lavoro. Esse possono essere di natura differente come ad esempio: informazioni di contatto del cliente, materiale grafico, note, email inviate e ricevute, files multimediali o di altra tipologia.
Per quanto riguarda il materiale grafico ed i files multimediali risulta difficile pensare di memorizzarli in Cloud e di lavorare online in quanto la loro dimensione non lo consente: in questo caso nel software di gestione del progetto è importante tenere traccia della posizione dei files di ogni progetto all’interno dei server locali dell’agenzia (può bastare una nota testuale con le indicazioni per raggiungere la cartella).
E’ importante che ogni figura abbia in evidenza solo le informazioni che gli servono davvero in modo tale da non essere distratto da ciò che per lui è superfluo.

Pianificazione dei Task ed assegnazione delle risorse

Un software di Project Management consente di suddividere ogni progetto in una serie di Task (operazioni) di differente tipologia che possono essere assegnati a persone differenti e collocati nel tempo. Per ogni Task si può inoltre definire una durata prevista per lo svolgimento, tenere traccia dello stato di avanzamento e verificare se esso sta richiedendo un tempo maggiore di quello previsto causando ritardi nello svolgimento della commessa. Ciò consente di capire se ci sono stati imprevisti o se la stima iniziale era errata.
Per alcune tipologie di progetto potrebbe essere utile definire delle dipendenze tra le varie operazioni. Il Task riguardante la traduzione dei testi dipenderà, ad esempio, dal completamento della stesura dei testi in lingua originale.
Alcuni software consentono di organizzare i Task in blocchi e di assegnare ad ogni blocco una percentuale di rilevanza nell’avanzamento complessivo della commessa. La realizzazione di un sito web potrebbe essere suddivisa in: realizzazione template grafico (30%), montaggio del template sul CMS (20%), copywriting e SEO (30%), pubblicazione e verifiche (20%). Ciò consente di monitorare con precisione lo stato globale di avanzamento che potrà essere facilmente calcolato valutando lo svolgimento dei singoli Task presenti all’interno di ogni blocco e ponderandone il peso.

Gestione del calendario e delle deadline

Il calendario è lo strumento ideale per organizzare la propria giornata lavorativa e quella del proprio team di lavoro. Un buon software di Project Management deve consentire al responsabile di progetto di pianificare i Task in modo rapido e preciso, tenendo conto delle attività già assegnate e delle priorità che possono variare nel tempo. Può accadere ad esempio che un determinato progetto debba essere chiuso entro fine mese e che tutti i programmatori risultino impegnati: il calendario deve consentire di capire se ci sono attività a bassa priorità che possono essere spostate.
Per ogni commessa è inoltre utilissimo definire una serie di scadenze inderogabili (deadline) che dovranno essere ben evidenti a chi lavora sul progetto. Sarà compito del responsabile assicurarsi che esse vengano rispettate monitorando lo stato di avanzamento dei Task ed assegnando risorse aggiuntive se necessario.
Ogni persona dovrà avere evidenza delle attività da svolgere durante la propria giornata lavorativa tramite l’accesso ad una dashboard contenente il riepilogo dei Task previsti e delle deadline in scadenza o scadute.

Gestione dei costi e delle spese

Per la realizzazione di una commessa ogni agenzia utilizza del personale interno o esterno, acquista materiale da terzi e si avvale di consulenze e collaborazioni per tutte le attività che non può svolgere internamente. Un software di Project Management dovrebbe essere in grado di calcolare il costo relativo al lavoro dei propri dipendenti (basandosi sul costo orario di ogni persona e sulle ore lavorate) e di tenere traccia di tutte quelle spese derivanti dall’acquisto di beni e servizi.
Ciò consente di ottenere un vero e proprio bilancio di ogni singola commessa che consente di determinare se è stato prodotto un guadagno o una perdita. Analizzare le voci di spesa per categoria vi consente di effettuare scelte organizzative come l’introduzione di una nuova figura all’interno dello staff in sostituzione ad una particolare consulenza esterna.

Bug e richieste di modifica

Anche dopo che una commessa è stata completata capita di doverci lavorare perché ci sono dei malfunzionamenti o delle nuove richieste da parte del cliente.
Senza un software di Project Management il rischio è di non quantificare queste ore di lavoro e di non accorgersi del peso che hanno per l’agenzia. Inserendo invece tutte le richieste all’interno di un software esse potranno diventare dei Task e seguire il processo di pianificazione, assegnazione, lavorazione e monitoraggio.
La presenza dei dati ti consente di capire quanto è il tempo perso per correggere errori commessi in fase di valutazione delle richieste o di lavorazione vera e propria. Una volta valutato questo parametro potrai andare a fondo ed organizzare al meglio il tuo staff in modo tale da ottimizzare la produzione.


Questi aspetti sono secondo me importantissimi e devono essere presenti in un buon software di gestione delle commesse. Non sto ad evidenziarti tutti i vantaggi che derivano dall’utilizzo di una piattaforma Cloud accessibile da web browser perché credo che si tratti ormai di uno standard e probabilmente già ne conoscerai le potenzialità.

Ti invito a contattarmi se vuoi introdurre un software di Project Management all’interno della tua attività e a commentare l’articolo con le tue considerazioni.

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